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Appel d'offres

Appel d'offre pour l'organisation de l'exposition du 17e congrès de l'AAE Abidjan 2014

Article 1 : Objet de l’appel d’offre

Commercialisation et construction d’une exposition internationale de matériels liés au secteur de l’eau et de l’assainissement, dans le cadre du 17ième Congrès de l’Association africaine de l’eau dénommé AfWA Abidjan 2014 qui se déroulera à Abidjan/Côte d’Ivoire du lundi 17 au jeudi 20 février 2014.

Article 2 : Caractéristiques et Spécificités

Caractéristiques :

Le site retenu pour le déroulement de l’Exposition et du Congrès international de l’Association africaine de l’eau est l’Hôtel Ivoire d’Abidjan en Côte d’Ivoire.

HOTEL IVOIRE

Boulevard Hassan II Abidjan/Cocody

08 BP 1 ABIDJAN 08

Téléphone: +225 22 48 26 26

Fax  : +225 22 48 26 48

Le prestataire s’engage à fournir à ses frais et sous son entière responsabilité les services suivants :

  • La location du site de l’exposition ;
  • L’aménagement et le montage des stands ;
  • La commercialisation de la surface d’exposition ;
  • Le démarchage des exposants en utilisant toutes les formes de publicité et spécialement au moyen de l’édition de documents et de brochures en nombre suffisant pour la promotion de l’exposition, pour la description du stand et les conditions de location ;
  • Le catalogue de l’exposition ;
  • L’organisation d’un cocktail de bienvenue à l’ouverture de l’exposition ;
  • Le lien technique entre le site et l’ Glossary Link AAE concernant les problèmes logistiques liés à l’exposition et aux réceptions ;
  • La communication au comité d’organisation du congrès et à l’ Glossary Link AAE de la liste provisoire des exposants et de leur surface occupée au plus tard 15 jours avant l’ouverture du congrès ;
  • La communication au comité d’organisation du congrès et à l’AAE de la liste définitive des exposants et de leur surface occupée le jour de l’ouverture du Congrès ;
  • Après l’exposition, le démontage des stands et le rangement des équipements ayant contribués au montage des stands ;
  • Et en général, apporter toute la diligence requise en tant que professionnel pour l’organisation d’une bonne exposition et accomplir tout acte en rapport avec la nécessité d’atteindre cet objectif.

La commercialisation doit se faire en liaison constante avec le Comité d’organisation du congrès et le secrétariat général de l’AAE.

Cette exposition doit rassembler les principaux intervenants internationaux dans le domaine de l’eau, de l’assainissement, de l’environnement et de ses dérivés.

Le prix du m² proposé sera un des critères de sélection.

Le prix du m² proposé doit comprendre une différenciation entre les participants Africains et les participants Outre Mer.

Un minimum de 1200 m² de surface de stands occupées doit être garanti par le prestataire choisi.

 Les documents de commercialisation devront être originaux tout en gardant un aspect professionnel et de qualité. Le comité d’organisation du congrès et L’AAE restera propriétaire des images.

Le prestataire devra proposer une redevance à l’AAE sur l’ensemble des prestations commercialisées. Cette proposition sera un des éléments déterminants dans le choix ainsi que le calendrier de règlement. Cette redevance aura trois (3) composantes :

  • Une composante relative à la facturation des surfaces nues ;
  • Une composante relative à la facturation des surfaces équipées ;
  • Une composante relative aux insertions publicitaires dans le catalogue des exposants.

 Article 3 : Conditions requises

 1/ Seules les personnes physiques ou morales qui justifient des capacités juridiques, techniques et financières requises peuvent participer au présent appel d’offres.

 2/ Ne sont pas admises à participer à la présente consultation :

-  Les personnes morales en liquidation judiciaire ;

-  Les personnes morales en redressement judiciaire, sauf autorisation spéciale délivrée par l’autorité judiciaire compétente ;

-  Les personnes physiques qui ont des contentieux juridiques en cours.

 Article 4 : Liste des pièces justifiant les capacités et les qualités des concurrents et  pièces complémentaires

  1. Un dossier administratif comprenant :
  •  La ou les pièces justifiant les pouvoirs conférés à la personne agissant au nom du concurrent;
  •  L’attestation du percepteur délivrée depuis moins d’un an certifiant que le concurrent est en situation fiscale régulière ou à défaut de paiement qu’il a constitué les garanties prévues ;
  • Le récépissé du cautionnement provisoire de 3 000 000  FCFA ou 4 500 € ou l’attestation de la caution personnelle et solidaire qui en tient lieu. 
  1. Un dossier technique comprenant :
  •  Une note indiquant les moyens humains et techniques du concurrent, le lieu, la date, la nature et l’importance des prestations dans le même secteur industriel qu’il a exécutées ou à l’exécution desquelles il a participé ;
  • Une brochure relative au soumissionnaire ;
  • Des catalogues de réalisation ;
  • Les partenaires associés ou filiales à travers le monde susceptibles de pouvoir commercialiser l’événement.
  1. Une offre technique comprenant :
  •  L’implantation des surfaces commercialisées sur le site choisi ;
  • Une maquette des documents de commercialisation ;
  • Le descriptif des équipes et partenaires choisis pour la commercialisation ;
  • Le matériel utilisé pour l’installation générale de l’exposition ;
  •  Le plan de communication pour promouvoir l’évènement avant et pendant le congrès.
  1. Une offre financière comprenant :
  • Un bordereau des prix unitaires des surfaces à vendre;
  •  Un budget et devis estimatifs des coûts des prestations ;
  •  Le taux de la redevance AAE relative à la facturation des surfaces nues ;
  • Le taux de la redevance AAE relative à la facturation des surfaces équipées ;
  • Le taux de la redevance AAE relative aux insertions publicitaires dans le catalogue des exposants.

REMARQUE : Le concurrent a la possibilité d’ajouter toutes les options jugées utiles ainsi que les compléments d’informations concernant les caractéristiques et de proposer plusieurs variantes (numérotées de 1 à n).

 Article 6 : Composition du dossier d’appel d’offres

  1.  Une copie du présent règlement de la consultation paraphée et signée ;
  2. Le modèle d’acte d’engagement ;
  3. Le modèle de déclaration sur l’honneur ;
  4. Le dossier administratif ;
  5. Le dossier technique ;
  6. L’offre technique ;
  7. L’offre financière.

Article 7 : Information des concurrents

Tout éclaircissement ou renseignement fourni par le comité d’organisation du congrès et l’AAE à un concurrent à la demande de ce dernier sera communiqué le même jour et dans les mêmes conditions aux autres concurrents qui ont reçu le dossier d’appel d’offres et ce par lettre recommandée avec accusé de réception ou par télécopie confirmée. Il est également mis à la disposition de tous les autres concurrents.

 Article 8 : Présentation des dossiers des concurrents

 Le dossier présenté par chaque concurrent est mis dans un pli cacheté portant :

- le nom et l’adresse du concurrent ;

- l’objet du marché ;

- la date et l’heure de la séance d’ouverture des plis ;

- l’avertissement que « les plis ne doivent être ouverts que par le président de la commission d’appel d’offres lors de la séance d’examen des offres ».

Ce pli contient trois enveloppes comprenant pour chacune :

 1)  La première enveloppe : le dossier administratif, le dossier technique et les pièces complémentaires. Cette enveloppe doit porter de façon apparente, outre les indications sur ce pli, la mention « Dossier administratif et technique et pièces complémentaires ».

 2)  La deuxième enveloppe : l’offre financière du soumissionnaire comprenant le bordereau des prix et le bordereau des taux des redevances à verser à l’AAE et l’acte d’engagement. Cette enveloppe doit être cachetée et porter de façon apparente, outre les indications portées sur ce pli, la mention « offre financière ».

3)  La troisième enveloppe : L’offre technique comprenant : L’implantation des surfaces commercialisées sur le site choisi ; Une maquette des documents de commercialisation ; Le descriptif des équipes et partenaires choisis pour la commercialisation ; Le matériel utilisé pour l’installation générale de l’exposition ; Le plan de communication pour promouvoir l’événement avant et pendant. Cette enveloppe doit être cachetée et porter de façon apparente, outre les indications portées sur ce pli, la mention « offre technique »

Article 9 : Langue

Les langues d’interprétation du marché sont le française et l’anglais qui sont celles de sa rédaction et de sa signature. Le prestataire doit être à même de démarcher aussi bien en Anglais qu’en Français pour la vente des espaces d’exposition.

 Article 10 : Retrait des plis par les concurrents

Les dossiers d’appel d’offre peuvent être retirés gratuitement au secrétariat de la Direction Général de la SODECI au 1 Avenue Christiani, Treichville téléphone +225 21 23 31 39/ email : ou seront transmis aux concurrents à leur demande par courrier électronique. Dans ces conditions les concurrents sont appelés a transmettre en retour un accusé de réception confirmant la réception de l’ensemble des documents transmis. La date et l’heure de réception du courrier électronique au secrétariat de la direction générale à l’adresse indiquée ci-dessus et au secrétariat général de l’AAE sont enregistrés dans un registre afin d’assurer la traçabilité des échanges.

Article 11 : Délai de validité des offres

Les concurrents resteront engagés par leurs offres jusqu’à la réalisation de la prestation, c'est-à-dire à la date du congrès indiquée ci dessus, à compter de la date d’ouverture des plis.Si, pour des raisons indépendantes du comité d’organisation et de l’AAE, le congrès ne peut avoir lieu à la date retenue, le comité d’organisation du congrès et le Secrétariat Général de l’AAE pourra demander aux soumissionnaires, par lettre recommandée avec accusé de réception, de prolonger la validité de leurs offres. Seuls les soumissionnaires qui auront donné leur accord par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au comité d’organisation du congrès et au secrétariat général de l’AAE resteront engagés pour le nouveau délai.

Article 12 : Critères d’appréciation des capacités techniques et financière des concurrents

La commission de sélection apprécie les capacités financières et techniques en rapport avec la nature et l’importance des prestations objet de la consultation et vu les éléments contenus dans les dossiers administratif et technique de chaque concurrent. Toute absence de document au dossier annulera la participation et présentation du concurrent

 Article 13 : Critères d’évaluation des offres

Un coefficient de 60% sera affecté à la proposition technique et un autre coefficient de 40% correspondra à la proposition financière.

L’évaluation et la comparaison des dossiers technique et administrative tiendront compte des critères suivants : 

- 40% pour les références ;

-  30% pour l’expérience ;

-  30% pour le réseau de commercialisation.

 Article 14 : Révision des prix

 Les prix doivent s’entendre fermes et non révisables.

 Article 15 : Délai de la remise des offres

 Le délai de la remise de l’offre est fixé au lundi 14 Janvier 2013 à minuit. Les offres qui parviennent postérieurement à cette date ne seront pas admises.

Article 16 : Choix des offres

Le comité d’organisation du congrès et L’AAE se réserve le droit, sans avoir à faire connaître le motif de sa décision, de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie des propositions reçues pour le présent appel d’offres.

L’auteur d’une offre qui n’est pas retenue ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester, pour quelque motif que ce soit, le bien fondé de la décision prise par le comité d’organisation du congrès et l’AAE, notamment l’attribution de commande qui serait faite à l’un de ses concurrents.

Article 17 : Domicile du soumissionnaire

 Le soumissionnaire fera connaître l’adresse exacte de son siège social.

Article 18 : Litiges

Toutes contestations ou difficultés pouvant survenir entre les parties quant à l’interprétation ou l’exécution du marché, seront soumises aux juridictions du pays abritant le siège de l’AAE le tribunal d’Abidjan. 

ASSOCIATION AFRICAINE DE L’EAU - AAE

Avenue 8 Prolongée – A la montée du pont Félix Houphouët Boigny

05 BP 1910 Abidjan 05 Côte d’Ivoire

Tél. (225) 21 24 14 43 / (225) 21 24 04 96

Fax (225) 21 24 26 29 / (225) 21 24 61 57

 Email : 

                                                                                                                                             

 

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